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以结果为导向的时间管理
2014/3/18 10:00:42  来源:www.4e4a.com.cn  作者:扬州众基拓展  人气:3766
摘要:一个人之所以成功,时间管理是非常重要的关键因素,如果我们想要成功,就必须让我们的时间管理做得更好,要把时间管理好,最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。以下为时间管理的要点。。

一个人之所以成功,时间管理是非常重要的关键因素,如果我们想要成功,就必须让我们的时间管理做得更好,要把时间管理好,最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。以下为时间管理的要点。

一、时间管理心理学

(一)心理建设:要把时间管理好,基本上要先作自我心理建设。(1)欲望:您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望;(2)决定:决定达成作好时间管理的目标;(3)操练:时间管理是一种技巧,观念与行为有一段差距,必须经常地去演练,才能养成良好的习惯;(4)决心:下定决心?#20013;?#23398;习,直到能运用自如。

(二)时间 = 金钱 = 生活:甚至于时间 > 金钱,即时间比金钱还重要。若时间管理好,才能够达到自我理想,建立自我形象,进一步提升自我价值。每个人应把自己当成一个时间管理的门外汉,而努力不断地学习。若能每天节省2小时,一周就至少能节省10小时,一年节省500小时,则生产力就能提高25%以上。每一个人皆拥有一天24小时,而成功的人单位时间之生产力则明显的较一般人高。

(三)成就感:引起动机的关键就是成就?#23567;?#35201;成就一件事情,一定要以目标为导向,才会把事情做好,把握「现在」,专注在「今天」,每一分每一秒都要好好把握。一位领导人物,有二个关键,第一就是工作表现,要?#24515;?#21147;去完成工作,而非只强调其努力与否而已,第二是重视结果,凡事一定要以结果为导向,做出成果来。时间管理好,能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。

二、策略性的目标设定

(一)立定标竿、全力以赴:譬如射标,一定要有一个靶,才会射中标的。同样地,人生若没有目标,只会任由环境影响,而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究,只有3% 的学生为自己订下目标,而其它的学生则没有。经过长时间的研究指出,当初有订下目标的3%学生,其成就远超过其余97%学生的总和。

(二)一般人不愿为自己设定目标的三个原因?#28023;?)恐惧:怕万一达不到怎么办?会有失败感;(2)无此意愿:为何要设定目标,每天过得好好的就可以了;(3)误将行动当成就?#22909;?#22825;忙来忙去,好象很有成就?#23567;?#20854;实行动不等于成就,有结果才算有成就,所以一定要设定成就目标。

(三)目标设定原则?#28023;?)目标要具体,例如「我想要升教授、当主任、得到硕士学位」等;(2)目标必须是可衡量的;(3)目标是可能实现的;(4)目标是切合?#23548;?#30340;;(5)一定要设定时间表。

(四)耶鲁大学的目标设定七个步骤?#28023;?)先拟出您期望达到的目标;(2)列出好处:您达到这目标有什么好处?譬如您有一个目标想买房子,列出买房子对您?#24515;切?#22909;处;(3)列出可能的?#20064;?#28857;:您要达到此目标之?#20064;?#21487;能是钱?#36824;弧?#33021;力?#36824;?#31561;,一一列举;(4)列出所需信息:思索需要?#20999;?#30693;识、协助、训练等;(5)列出寻求支持的对象:一般而言,很难靠自己一个人即能达到目标,所以应将寻求支持的对象亦一并列出;(6)订定行动计画:一定要有一个行动计画;(7)订定达成目标的期限。

(五)立定标竿的四个步骤?#28023;?)消除恐惧:不要担心失败,立定目标是必须的;(2)认同每个人一定要有「目标」这个想法;(3)完成耶鲁大学七步骤;(4)坚持目标:若不坚持,任由挫折、打击所摆布因而放弃,则永远达不到预定的目标。一位希望?#38750;?#25104;功的人须能坚持、决不放弃,才会成功地达到目标,例如爱迪生不断地尝试及坚持,终于达成目标。

(六)目标管理:一个人需要在三方面设定目标?#28023;?)个人和家庭:这是您生活的诱因;(2)职业生涯和财务目标:这是您的方法;(3)个人发展和专业发展:这是您的成果。

(七)目标设定的步骤?#28023;?)写下目标?#21644;?#24120;用想的还是?#36824;唬?#19968;定要写下您的目标,才能?#30001;?#21360;象,进入我们的潜意识;(2)设定优先级:目标可能有很多,一定要排定其优先级;(3)拟定计画:依据目标之优先级拟定计画;(4)对计画设定优先等级和先后顺序;(5)排定时程表;(6)确实做、马上做。

(八)策略性的目标设定?#28023;?)您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标:甚至于想好将来自己的墓碑上要刻?#20999;?#23383;,这是一生的目标;(2)除掉?#20064;唬?)寻求合作;(4)充实知识;(5)决定关键步骤;(6)人类因梦想而伟大:作伟大的梦、并?#39038;?#20204;实现;(7)每天早上重写一遍您的目标 ,每天晚上审查这些目标?#22909;?#22825;如此做,这样才会进到我们的潜意识。

三、设定优先次序

(1)每个人每天都有非常多的事情要做,为有效时间管理一定要设定其优先次序;会设定优先次序是快速晋升职位者的人格特质;(2)根据柏拉度80 / 20 定律:在日常工作中,有20%之事情可决定80%的成果;(3)目标须与人生、事业之价值观相互符合:如此才不致浪费力气;(4)发展专长,从事高价值的活动:无益身心之低价值活动,会腐蚀我们的精力与精神尽量不要去做;(5)要设定优先级,将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类,一般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事,但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事,整天不知在忙什么。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事,例如读书、进修等,若您不优先去做,则您人生远大的目标将不易达成。

设定优先次序,可将事情区分为五类:A = 必须做的事情;B = 应该做的事情;C = 量力而为的事情;D =可以委托别人去做的事情;E =应该?#22659;?#30340;工作。最好大部份的时间都在做A类及B类的事。
时间应如何运用才最有价值?一个重要的观念是要做对及重要的事情,而不是把事情做对!一般人的习惯是不管所做的事情是否正确,只知一味的去做,这样是不对的。惟有努力去做「对」的事情才会有高产能,要有勇敢的特质,拒绝不重要的事,来者不拒是不好的。

忘掉过去种种,而努力未来。专注于目前有什么机会上,努力去把握,要有时间的远景。真正的成功本身是一种态度,亦即要有成功的意念、欲望、决心,每天要有足够的时间来做重要的事。

四、规划与组织

(一)保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次,经手五、六次才完成就很浪费时间,尽可能一次就把它做完,凡事若能预作?#24613;福?#21017;才能有效地掌握时间。

(二)文件处理流程?#28023;?)投掷:将不用的资料丢掉;(2)转手:将资料转交给别人去做;(3)行动:重要的事情一定要马上去做;(4)归?#25285;?#26377;使用价值且重要者才归?#25285;?#26681;据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法?#19994;?#25152;要的档案,就是不好的档案?#20302;常?#25152;以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。

(三)成功的关键?#28023;?)有毅力、耐心的?#20013;?#24037;作,直到完成;(2)做完工作,给自己?#35782;?#30340;报酬与奖励;(3)花1分钟时间规划,可节省4分钟的执行时间;(4)有组织的档案?#20302;常唬?)重视规划:善于利用内在及外在的巅峰时刻:内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情;外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段;(6)列出工作清单;(7)善用百分之三十定律:一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%以上;(8)善加规划能减轻压力;(9)练习会导致完美;(10)不要制造借口,要妥订计画将工作完成。

五、提高生产力

(1)一般人只用50%的能力工作;一分耕耘一分收获,牢记播种与收割定律;(2)养成环境及桌面整洁的习惯;专注工作的焦点,专心工作;(3)用一整段的时间工作,?#39029;?#33267;少30分钟或1小时不会被打扰的时间,来做重要的事;(4)要有坚忍的毅力,一气呵成;一次处理完成,才不会浪费时间;(5)工作中断时,要有“ 回去工作 ”的驱动力;(6)要?#22411;?#25104;工作、结束工作的强制力:不要每件事都只作一半而无结果;(7)维持高生产力的肢体语言:坐正挺胸,做出很有精神的样子,如此生产力自然会提高;(8)集?#24515;?#21147;于自己的优点上,发挥自己的专长;(9)设定完成工作的期限;(10)达成对别人的?#20449;怠?/p>

六、有效的项目管理

(一)当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时,可能会被指派更多的工作,有效的项目管理(组织和执?#24515;?#21147;)将是成功的关键,其内容包括( 1 )多重的工作计画:若您越能做多重的工作计画,即代表您的能力越强; ( 2 )规画和组织:事先一定要有很好的规画及组织;( 3 )定义理想的结果:譬如您希望届时会有署长、处长等人之莅临及热闹场面等的理想成果; ( 4 )设定完成期限:任?#38382;?#24773;一定要设定一个期限来完成它; ( 5 )列出完整的工作清单; ( 6 )判定限制的步骤:看看?#20999;?#20107;情会影响结果,想办法解决; ( 7 ) 多重工作计画的管理可依循序法或并行法进行; ( 8 )指派和授权:事情实在太多,不可能自己一个人完全承担,有些事情一定要指派给别人; ( 9 ) 检核:当事情指派给别人时,一定要记得做检核的动作,检视对方是否有依照自己的理想去做; ( 10 )风险预估和替代方案:要评估风险,若失败的话是否有其它方案可以替代。

(二)墨非定律:( 1 ) 凡是可能出错的都会出错; ( 2 ) 每次出错的时候, 总是在最不可能出错的地方; ( 3 )不论您估算多少时间,计画的完成都会超出期限; ( 4 )不论您估算多少?#30446;?#38144;,计画的花费都会超出预算; ( 5 )您做任?#38382;?#24773;之前,都必须先做一些?#24613;?#30340;工作。

(三)崔西定律:( 1 )任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此

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